اسأل أي موظف في أي شركة في أي بقعة من المعمورة ما هي أسوأ لحظاتك في العمل؟
سيقول لك بلا أدنى تردد، عندما تُوجه لي الدعوة لحضور اجتماع في العمل، وهذا ليس له أي علاقة بكونك ناجح في عملك أم لا، ولا يرتبط أيضا بمدى حبك للعمل أم لا، القصة كلها في تلك الأوقات الطويلة المتكررة التي نضطر فيها لحضور اجتماع لمناقشة أمر ما. سنحاول في هذا المقال تقديم بعض الأسباب المنطقية التي تجعلنا نكره اجتماعات العمل ونسعى دائماً إلى الفرار منها.
السبب الأول : فكرة القيود
تتسم اجتماعات العمل بأنها إجبارية، نعم تكاد تكون إجبارية في كل شيء، في مواعيدها، في مدتها، في مواضيعها بل وأحيانًا في نوعية الحضور، نحن لا نحب أن نشعر أننا مجبرون علي شيء، الحرية هي أغلى ما يملكه الإنسان، ولكن للأسف من وقت لآخر تتطلب طبيعة العمل مناقشة بعض الأمور، البحث عن حل لمشكلة ما، أو متابعة تطور أحد المشاريع التي تعمل عليها الشركة وهذا لا يمكن أن يُنجز كلياً بدون الحاجة إلى عدد لا بأس به من اجتماعات العمل.
والفكرة أن حضور الاجتماع أمر لا مفر منه، لأنه عادةً جزء من مهامك الوظيفية وإذا حاولت الفرار فهذا يعني أنك لا تقوم بواجباتك على أكمل وجه وأنك لست الموظف المثالي.
السبب الثاني : مدة اجتماعات العمل
تتسم عادةً اجتماعات العمل بأنها طويلة بل وأحياناً طويلة جداً، يخصص لها وقت معين ولكن في أغلب الأحيان لا يُلتزم بهذا الوقت، فبدلاً من ساعة نستهلك ساعات طويلة ويضيع جهد وتركيز اليوم كله.
السبب الثالث : العمل الجماعي
إذا غابت عن إحدى الشركات أو المؤسسات ثقافة العمل الجماعي، فإن تكرار الاجتماعات سيكون أمرًا مدمرًا بلا شك للجميع، وأولهم الداعي للاجتماع، حيث يجتمع الموظفون لمناقشة أمر ما، أو لمتابعة سير العمل وإذا كان كل شخص معتاد على أن يعمل بمفرده، فكيف يمكن أن تطلب منهم أن يفكروا سوياً ليخرجوا بنتائج مثمرة، وعند متابعة أحد المهام ستجد أن دمها قد تفرق بين القبائل، فموظف قسم التسويق يقسم أنها مهمة القسم الفني وموظف القسم الفني يدعي أنها مهمة الفريق الآخر، وهكذا يضيع الوقت في مناقشات عبثية.
السبب الثالث : عدم وجود أجندة
يصل المدير فجأة فلا يجد أحدهم متواجدًا على مكتبه بينما الآخر يتابع مكالمته التليفونية التي تخطت الساعة، فيشتاط غضباً ويدعو لاجتماع مفاجئ لجميع فريق العمل، اجتماع ليس له أجندة محددة يستغرق 3 ساعات من النقاش والجدل، تكون نتيجته صفراً كبيراً.
من الأخطاء الشائعة اعتبار الاجتماع قرار لحظي، بل لابد أن يكون مخطط له جيداً وله أجندة محددة معلناً سلفاً للجميع حتى يؤتي ثماره، وهذا لا يعني أنه في حالات الطوارئ لا يمكن عقد اجتماع مفاجئ ولكن بمنتهى البساطة لابد أن يكون هناك هدف واضح ونقط بعينها للاجتماع.
السبب الرابع : مناقشة الأمور الأقل أهمية
بنسبة كبيرة جداً هذا ما يحدث في أغلب الاجتماعات، نترك الأمور الجسام وعندما يشير أحدهم إلى أمر ثانوي أقل أهمية، تجد الجميع يدلو بدلوه، وينهمر علينا سيل طويل من التنظيرات والاعتراضات والتحليلات لأمر حرفياً لا قيمة له، أمر جانبي ليس هو أبداً مربط الفرس.
السبب الخامس : عدم الشعور بالإنجاز
يشعر أغلب الموظفون بأن الاجتماعات أمر لا ضرورة له، وأن العمل يمكن أن يسير بصورة جيدة بدونها، ذلك لأن الاجتماع يكون عبارة عن جلسة للحديث والمناقشات أكثر من كونها لفعل شيء مادي ملموس، وبالتالي يغيب إحساسهم بالإنجاز ويعتبرون الاجتماع مضيعة للوقت وأنهم لم يخرجوا بشيء جديد.
السبب السادس : طبيعة الحضور
نوعية الحضور أمر في غاية الأهمية لنجاح أو فشل أي اجتماع، لابد أن يُدعى الشخص المناسب لحضور الاجتماع الذي يعقد، كلِ في مجاله وتخصصه، وإن إهمال هذا الجانب يؤدي إلى مشاكل طائلة والدخول في مناقشات عبثية، وبالتبعية يتحول الاجتماع لمنتدي لتبادل الآراء حول أمر بعيداً تماماً عن النقاش، أو يبدأ غير المعنيين بحثاً عن الفهم بتوجيه سيل من الاسئلة يستغرق الرد عليها الوقت كله.
السبب السابع : الانتقاد
يخلط البعض بين عدم اقتناعهم برأي أحدهم وبين عدم اقتناعهم بصاحب الرأي ذاته، فتجده يخاف أن يعترض على فكرة معينة خوفاً من أن يبغضه زميله في العمل، بينما تجد آخر يوجه يصف زميلاً آخر له بأنه خيالي رغم أنه كان يقصد أن فكرته هي التي خيالية وغير قابلة للتطبيق، وهكذا تنقلب الاجتماعات إلي حلبة للصراع بين الموظفين ويسعى كل منهم لإثبات رأيه وإثبات خطأ الآخر وبالتبعية تتحول وجهات النظر المختلفة إلى إفساد كل قضايا الود بين العاملين.
السبب الثامن : الروتين
مثله مثل أي شيء متكرر بلا تجديد، إن الاجتماع الأسبوعي لفريق العمل إذا لم يطرح أموراً جديدة، أو اذا كان بنفس التسلسل كل مرة، سيجعل الموظف يتابع وسائل التواصل الاجتماعي أثناء الاجتماع حتى يحين دوره للرد على الأسئلة بينما هو حاضر فزيائياً فقط في باقي أجزاء الاجتماع.
